Compte Rendu de l’AG.

Voici un petit résumé pour ceux qui n’ont pas pu y participer, de l’assemblée générale de l’association qui a eu lieu ce Mardi 13 Octobre dernier.
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Bilan Moral

Akrojeux a trois activités principales :
– mardis soirs
– week-ends
– animations

Mardi soirs
L’activité a eu lieu quasiment tous les mardis soirs de l’année écoulée, au Bistrot des Halles.
Une soirée a eu lieu à la prairie des filtres, durant l’été, les suivantes durent revenir au Bistrot pour cause de Toulouse-Plage.

Le mardi soir c’est aussi l’occasion pour des auteurs de présenter leur prototypes. Ont été testés :
Roller Blast, Vide ton Sac, La Ligue, Pilos, Rats, Saute-crêpes, KQJ, Hold Up.
Une association de joueurs de Maj-hong est aussi venue nous présenter sa passion.

La ludothèque d’akrojeux est composée d’environ 270 jeux, dont 40 acquis cette année.
(ne sont pas inclus les 15-20 achetés en prévision du weekend d’Herran).
Ces jeux peuvent être empruntés, d’un mardi sur l’autre (2 max par emprunt). Guillaume a mis en place un cahier où noter les emprunts.

On constate de plus en plus de participants aux mardis soirs. L’accueil des nouveaux arrivants est de bonne qualité le ou les deux premiers soirs, mais on a peut être tendance à moins faire attention à eux par la suite. On demande à tous, les adhérents les plus récents notamment, de veiller au meilleur accueil des nouveaux arrivants. On constate des joueurs qui viennent pour 4-5 fois, puis que l’on ne revoit jamais. Ludimonde constate le même souci. En fait, pas un souci, plutôt un comportement naturel des gens en fonction de leurs disponibilités et de leurs envies du moment.

Le bistrot commence a être un peu trop petit pour nous. L’effectif Akrojeux n’a pas énormément augmenté, mais la proportion de joueurs qui viennent seulement pour les weekends a baissé. A l’hiver, sans la terrasse, nous seront probablement à l’étroit. Doit-on changer de lieu ? Changer de lieu c’est prendre le risque de perdre du monde en chemin. Nous souhaiterions rester sur une formule « dans un bar » pour l’aspect rencontre et convivialité. Si vous connaissez des bars prêts à nous recevoir, parlez-en. Une formule « Bar associatif » est envisageable, mais cher.

Week-ends
3 weekends organisés l’an passé.
14-16 novembre 2008 à La pouzaque (environ 40 participants) grand jeu : Danger sur Akroland
13-15 mars 2009 à la Pouzaque (environ 50 participants) grand jeu : Ruche Hour et demi (bee api) – Le gîte a facturé une prestation de ménage complète au lieu de la 1/2 prévue initialement.
22-24 mai 2009 à Leucate (environ 70 participants) grand jeu Akr’olympiades. Avec plage et festival de rue.

Le tarif des weekends sont à prix coûtant. Pour les maintenir, on compte sur l’implication de tous dans la préparation et la gestion du weekend (transport des jeux, tâches sur place comme la vaisselle ou le rangement, préparation des repas, etc.). N’hésitez pas à vous impliquer, vous serez les bienvenus !

On prévoit de rester sur la formule 3 weekends pour l’année à venir : Herran à l’automne, Saint-Ferréol au Printemps, et de nouveau Leucate en Juin. Le weekend Leucate a bien marché l’an dernier, malgré un tarif supérieur (47�), la présence du festival de rue a été appréciée. On essaiera donc cette année d’avoir une date qui coïncide avec ce festival.

Animations
6 animations ont eu lieu l’année écoulée, auxquelles 25 adhérents ont participé.
Par animation on entend, le déplacement de quelques adhérents, en général le weekend, pour animer un événement organisé par une autre association ou institution.

27 décembre 2008 : Soirée au Bar le Ben’KO à Clermont-Ferrand, à l’initiative de Karine. Environ 40 personnes et contacts avec la Maison du jeu de Clermont-Ferrand.
28 mars 2009 : Journée du jeu à Saint-Jean.
29 mars 2009 : Journée à Saverdun.
24-26 avril 2009 : Festival Alchimie du Jeu de Toulouse, incluant une partie de STAR AKRO.
16 mai 2009 : Prêt de jeu à l’association ACCEPTT pour animation quartier de la Gloire à Toulouse (préparation du Festival d’en haut).
26-27 juin 2009 + mardi soir 30 juin : Festival Autan du jeu à Tournefeuille.
12-13 septembre 2009 : Triathlon du Jeu à Toulouse (Lalande).

Certaines de ces animations seront reconduites cette année (celle dont le bilan est positif), d’autres non.
Les animations sont rémunérées. Elles ne sont pas choisies pour faire du chiffre d’affaire, mais selon nos affinités (promouvoir le jeu, convivialité).
Nous « facturons » en fonction des moyens de l’association qui demande notre intervention. Refus de la gratuité, être payé c’est aussi une reconnaissance de la qualité de notre prestation. Si l’association a très peu de moyen, on leur demande simplement d’adhérer à Akrojeux (30� pour une institution).
Une discussion est ouverte sur le tarif minimal de ces animations.

Cette année, nous essaierons de participer à la fête du jeu des Pradettes (un vendredi soir), et à Grimoire (une convention de jeux de rôles, dont le thème cette année sera le Space Opera) avec notre jeu Star-Akro.

Akrojeux participe à l’organisation du Festival du Jeu de Toulouse. 5 co-organisateurs (Akrojeux, Joc-Ere, Ludimonde, Tous en jeux, magasin le Passe-Temps), regroupés sous l’association « Alchimie du Jeu ». Akrojeux c’est encore une fois investi à tous les niveaux : au sein de l’Alchimie du Jeu, parmi les bénévoles et à tous les stades de la préparation. Notamment en 2009, organisation du Grand Jeu StarAkro. Ce festival est autant le notre que celui de nos partenaires. Nous poursuivrons l’aventure cette année encore.

En 2009, le festival a fait près de 7000 participants, avec une évolution d’environ 20% chaque année. Pour Avril 2010, nous souhaiterions obtenir le Hall 9 du Parc des Expositions. Nous sommes en recherche de sponsors, car les subventions de la mairie ne suffiront pas.

Fonctionnement
L’adhésion pour les personnes physiques reste inchangée (15� / an). Environ 80 adhérents, comme l’année précédente.
La gestion des adhésions a été changée vers une formule de « date à date » (vous payez le 18 Juillet 2009, vous êtes adhérent jusqu’au 18 Juillet 2010).
Le site web s’est enrichi d’outils de gestion de l’association (suivi des adhésion).
Augmentation aussi de la communication autour de notre association : lisibilité du site, mails d’informations, flyers, affiches, participation au forum des association au Capitole.
A eu lieu un séminaire d’été, rencontre d’akrojoueurs actifs et anciens actifs pour un échange d’idées. Il en ressort des initiatives que l’on essaiera de mettre en oeuvre cette année.

A noter, une bonne entente avec les deux autres associations de jeux de société sur Toulouse : Joc-Ere et Ludimonde, qui se concrétise par des animations communes (dont le festival bien sûr).

Le bilan moral a été validé par les adhérents présents.

Bilan Financier

– Weekends : -54�. Le weekend à Leucate qui semblait le plus risqué (tarif plus élevé), fut le plus financièrement positif des trois.
– Adhésions : +1300� environ, pour 80 adhérents
– Achat de jeux : -630�
– Assurance : -175�
– Prestations : +1300�
– Festival St Jean : +200�
– Préparation Star Akro : -100�
– Alchimie du jeu : +1200�
L’association a au total 5400� en poche, dont 2500 ont été placé puisqu’ils n’étaient pas utilisés.

Notre participation au festival du jeu apporte la plus grosse source de revenus. D’une part, la boutique Passe-Temps, seule autorisée à vendre des jeux sur le site, reverse une partie de ses bénéfices aux associations organisatrice sous forme de bon d’achat en jeux. D’autre part, l’Alchimie du Jeu reverse la totalité des bénéfices entre les associations organisatrices.

Le bilan financier a été validé par les adhérents présents. Election du nouveau CA

4 membres du CA n’ont pas souhaité se re-présenter. Nous les remercions pour leur travail les années passées : Ange, Ben, Cécile et Mélanie.
4 anciens membres se sont re-présentés : Emilie, Jean-Luc, Seb et Stéphane.
4 nouvelles candidatures : Cyril, Guillaume, Natacha et Raphaël.

Comme le CA est constitué d’au plus 8 personnes, et qu’il n’y a pas de notion de veto, les 8 élus sont :
Emilie FLEURET, Natacha GENTILS, Stéphane DRONNE, Guillaume HUBY, Jean-Luc PERRUFFEL, Raphaël RENIER, Cyril RONSEAUX, et Sebastien ROY.

Une réunion du CA aura lieu le Lundi 26 Octobre.